杜拉克的五種基本管理，第一個就是時間管理。

我敎導我的員工也是。最珍貴的資產就是時間，時間不能倒退，也不能儲存，不同年齡，時間的價值不同，不懂時間的特質，怎麼管理時間？不會管理時間，什麼也不會管理。不管你的膚色，地位，年紀，職業等，每個人的時間都只有二十四小時。那麼，為什麼同樣年齡的同學或朋友，有的人已經功成名就，有的人卻仍在匐匐前進？關鍵在於時間的分配與應用。

成功的人，懂得把重要時間，僅思考一件重要事情。有時，則可以一心兩用。聽過宋楚瑜當省長時，一面看電視，一面跳躍健身？沒有健康，如何處理政務？不看電視，怎知民情？時間有限，必須一心兩用。 同時看報紙聽音樂，開車並收聽 Podcast，都是一心兩用。有時一心一意，有時一心兩用，要看事情的大小與重要性。

不懂時間管理，怎麼估算效率？同一件事情，有人花了三天才完成，有人只花 八小時就完成，效率高低立判。

曾經講課以前，我先問學員，你知道你還可以活幾天嗎？大家面面相覷，一臉茫然。我才幾歲，怎麼知道我還可以活幾天？大部分的人都很震撼，一生第一次被問到這個問題。我說，人人說要財務管理，首先，要知道手上有多少錢才可能作規劃。手上有一萬、十萬、百萬、千萬，規劃都不相同。不要把所有的鷄蛋放在同一個籃子，分散風險，誰不知道？問題是，你只有一萬，如何分散風險？好像你只有一個鷄蛋，不放在同一個籃子，難不成要把鷄蛋切半分開放？ 同理，時間管理，首先要先知道你有多少時間，才能作規劃及應用。

生命長度控制在上帝手裏，我們只能取平均值。現代人，男人平均壽命85歲，女人平均87歲（不同機構有不同的數字，那不是我們討論的重點），如果你現在40歲，平均還有45年可以活，但是，一天睡覺八小時，雜務八小時，僅剩八小時可作正事，45年除三，只有15年，乘以365天，只有5000 多天，你緊不緊張？我們如果只剩三天、三十天、三年、三十年，人生規劃會一樣嗎？

提出這問題，讓我們正視剩餘的時間，作出最好的運用，更重要的是，提醒我們，來日不多，加深「危機感」，「危機感」愈重，工作會更賣力，也更有效率。

有的人已功成名就，有的人仍在匐匐前進？關鍵在於時間的分配與應用。（pixabay）

大家都知道作事要有優先順序，我把事情分為四類，重要又緊急（Important＆Urgent）重要不緊急，緊急不重要，不重要不緊急。

一年之計在於春，一日之計在於晨。事實上，每天早晚情緒各有一個高潮。我利用高潮時段處理重要又緊急的事，低潮時段處理不重要不緊急的事。

重要又緊急的事，譬如火燒，廁急等，當然要放下一切，立刻處理。不重要又不緊急的事，譬如看臉書，瀏覽時事，刪除久存的信息等，這可在用餐或上廁時作。

去銀行存款，也是重要又緊急，萬一存款不足，「支票不渡」，事情就大條了。包裹寄送UPS，每天下午四點半來收，如果不及時送出，尤其是碰到星期五，沒有趕上，要拖到下星期一，慢了三天，可能少周轉一次，甚至可能被客戶拒收，損失更大。沒有賣到貨，倒賠運費，人力及時間。

朋友說，你這樣每天緊張兮兮，好像在「打火」，怎麼「生活」？沒錯，就是在「打火」。當老闆或一級主管，沒有那麼容易「生活」，不能像一般人「9 to 5 」，九點上班，五點下班，一天二十四小時，隨時都要應付狀況。為什麼申請麥當勞加盟店，會被要求住在離店開車三十分鐘內？也是為了應付隨時可能發生的突發狀況。

占據好角頭贏過練拳頭

重要而不緊急的事，譬如找尋新的店址。英文說，地點、地點、地點（Location、Location、Location），一如台灣話說的：占據好角頭，贏過練拳頭。地點好、流客多，不必行銷，客戶自然雲集。因此，找到好地點，當然是頭等大事。但是，尋找、觀察、講價、成交，找律師等等關卡，至少要花幾個月以上，急不來，所以找尋好地點，不緊急，但至關重要。

現代人最大的問題是，時間被很多鎖事切割，一下電話、一下客人、一下銀行、一下海關，身為一級主管，必須一腳踢，全部包辦，沒有時間安靜思考重大事情。因此，大事小事都必須隨時寫下摘要，包括稅務局來查稅，打電話給海關催貨，向客人追債，處理客戶抱怨等，還有家裡必需品及小孩的尿布，奶粉等，因為一級主管的私務也是公務，晚上要打越洋電話聯絡事情，小孩在旁哭鬧，那有心情處理正事？

簡單的，緊急的，先處理。需要思考，詢問其他部門的，稍後辦理。清完瑣事，留下比較大段的時間，思考重大事務。我的電話，桌上，電腦貼了好多貼紙 Post it，處理完立即撕下，口袋也有紙張隨時寫下必須處理的要務，因為，一下又有別的雜事進來，只有下班，打完仗了，才來收捨。睡覺前也要先擺好筆紙在床頭，想到什麼，立刻記下。大家都有這種經驗，突然想到什麼，心想，這麼簡單或這麼重要的事，一定不會忘記，結果，一轉身，想破頭也想不起來，過了一陣，突然想起來了，這不是浪費時間？因為，那事一直占據你的思考空間。

在紐約做生意，找到好地點當然是頭等大事。（資料照片）

作生意，每天大小事如潮湧來，如果沒有一套方法，一定手忙腳亂。常常正忙，卻有二、三個人來報告。不先寫下來，再依優先順序處理，一定掛一漏萬。有的經理開會忘了帶來紙筆，表示他沒有養成習慣，會被我痛罵：「 你以為你的記性好？不，是你的事情太少！」

從年輕開始，朋友看我作事的拼命態度，都勸我，「錢要賺，生命嘜愛顧」，人家蠟燭兩頭燒，你切半四頭燒，真的不要命？有什麼辦法，事情這麼多，大大小小，焦頭爛額。晚上要與台灣工廠聯絡，白天忙客戶的事，還要打電話給分公司了解狀況。有貨怕客人不來，客人上門怕沒有貨，有貨出去了怕收不到錢，總之，大小問題，縈繞腦海，泰山壓頂，一刻不停。到第四年，幾乎崩潰，撐不住了。

首先是胃潰瘍入院，各種檢查，各種藥品，什麼Maalox、Tagamet等都試過了，仍然一再復發，斷不了根。因為，每天有不同的煩惱，吃飯又不定時，午餐多是下午四點左右，你總不可能叫客人等等，我先吃個飯。晚上回家，半夜一點多不稀罕，十點多算正常。

後來碰到一個貴人，他說，胃病根本不是病，他己開過三次刀，胃僅剩不到1/3，有人告訴他一個秘方，就是每天喝牛奶，至少早中晚各一杯，睡前又一杯，最好微溫。牛奶有豐富的營養，最重要的是給胃壁一層保護膜，即使空腹，也不會磨破潰瘍。我依法泡製，店內冰箱備一瓶牛奶，有空就喝，胃病從未再犯。我這秘方，至少已救了20幾個朋友。

也因此，我常駡一級主管，沒有胃病的，代表不夠認真，壓力不夠大，日子太好過了。一級主管每天煩惱一大堆，怎麼可能沒有胃病？問題是，有了胃病怎麼處理。據說王永慶年輕時也是拼命三郎，四十幾歲以後，公司漸入軌道，才能撥出時間注意健康。而且請專家計算，平均每年感冒生病幾天，影響多少產值。如果每天撥出多少時間運動，可以減少生病的次數，間接增加公司產值。

據說，他也試過打高爾夫球，動員一堆人陪打，不符效益，改為游泳。他常出差，要找游泳池，換衣服，游完冲洗等，算算也是浪費太多時間，改為慢跑，最為省事又省時，在台塑大樓頂樓即可。

我也嚐試過多種運動，不是麻煩，就是沒有毅力，無法持續。十五年前改成「床上運動 ，睡醒衣服都不必換，先喝300CC溫水（睡前準備好放在床頭），在床上「拉筋拍打」（或任何影片的教學）四十五分鐘，才下床開始一天的工作。這是我經過多次生死大關，嚐試過各種健身方法之後得到的有效經濟（省時、省力、省錢）的「私人秘笈」。

作生意每天要應付排山倒海的問題，問題是，你如何解決這些問題？舉重若輕的人，各有各的「江湖撇步」，生意蒸蒸日上。無能處理問題的人，等著收攤。

我個人的心得是，隨著經驗的累積，抗壓性愈來愈強。不過，僅靠「書生之見」，無法應付錯綜複雜的實際困難。所以要教導員工，時間管理及作事方法，以提高效率。（第9篇完）

※本文作者在紐約經商超過40年。2016年結合台灣各界旅外人士在華府創辦「Global Taiwan Institute全球台灣研究中心」（GTI），是美國以台灣為研究核心、規模最大的智庫，尤其効法猶太人捍衛以色列的精神，從而影響美國外交。本系列則是作者首次分享自己紐約經商有成的「江湖撇步」，尤以管理大師彼得杜拉克的經商法則，和個人紐約商戰實務作一對照與記錄。